Els llibres
Els llibres de l’APIMA són molt importants perquè reflecteixen la nostra gestió. Els llibres hauran d’estar a disposició dels pares i mares a l’Assemblea. Al finalitzar el mandat de la junta directiva s’han de donar a la nova junta directiva, es convenient que aquesta quan els rebi faci constar una diligència als mateixos conforme els ha rebut fent constar la data.
Al inscriure l’APIMA en el Registre d’Associacions vos demanaran els llibres per habilitar-los i segellar-los; també es pot dur la gestió en sistema informàtic en aquest cas durem fulls en blanc amb la capçalera de l’APIMA que ens segellaran i numeraran. S’ha de tenir cura de gravar en dispositius protegits contra escriptura. De totes formes cal tenir còpia en paper amb indicació de la data i amb la signatura del secretari i el vist-i-plau del president.
Llibre d’Actes
- Les actes són responsabilitat de el/la secretari/ària, que firma amb el vist i plau del president.
- Es llegeixen i aproven en la reunió següent i després es firmen.
- S’aixeca acta de totes les Assemblees i de totes les reunions de junta directiva i/o comissions.
- S’ha d’indicar:
- Data, hora i lloc de celebració.
- Nombre d’assistents (assemblea) o nom dels assistents (junta directiva).
- Ordre del dia, temes tractats, acords presos en cada punt.
- Hora d’acabament.
- S’ha de resumir el tractat, no és necessari posar exactament el que manifesta cadascú, excepte que algú vulgui que consti la seva intervenció, i ho demana.
- Han de constar amb claredat els acords presos i el responsable de la seva execució.
- Les correccions o modificacions de l’acta s’incorporen a l’acta aprovada.
Si l’acta de la junta directiva es realitza per mitjans informàtics es treu una còpia i, desprès firmar-la el secretari amb el vist-i-plau del president. S’han de firmar tots els fulls i s’arxiva.
Llibre de socis
- El responsable és el/la secretari/ària.
- És un llistat d’associats a l’APIMA. Es pot emplenar cada any o utilitzar la mateixa llista especificant les altes i les baixes devora cada nom.
Les dades que han de figurar són:
- Nom, llinatges, DNI/NIE/Passaport (núm. i país expedició)
- Adreça, telèfon, correu electrònic
- Nom des fills
- Núm. de c/c si els pagaments de quotes es fan a través de banc.
Si s’utilitza sistema informàtic es procedirà igual que amb les actes usant els fulls numerats i segellats del llibre de socis.
NO PODEN DONAR-SE LES DADES A TERCERES PERSONES
Llibre de comptes
- El/la tresorer/a és el/la responsable del llibre i firma cada exercici amb el vist i plau de el/la president/a.
- En ell figuren els ingressos i despeses de l’APIMA així com el saldo anual que es presenta a l’assemblea.
- Quan canvia la junta directiva es fa una
amb la data de lliurament del llibre per part del nou tresorer i nou president.
- És obligació de les APIMA dur una comptabilitat per partida doble i analítica per tant s’han de comprar els llibres a l’efecte (no ens serveixen els llibres d’entrades i sortides).
- Aquest llibre és més convenient dur-ho per mitjans informàtics (programa GESTCOM01 de FAPA MALLORCA a disposició dels associats).
ESTATUTS DE L’ASSOCIACIÓ
- Estatuts originals (1979)
- Estatuts actualitzats (2014)
MEMÒRIES DE ACTIVITAT DE L’APIMA
- Memòria del curs 2018-19
INFORMES DE L’APIMA
- Repartició del pressupost anual
- Pagament voluntari de la quota de soci
- Evolució del nombre de socis
- Inscripció de l’APIMA al Registre Municipal d’Entitats Ciutadanes
Si trobau algú més pel llistat, podeu comunicar-lo per mail a apimapiusxii@gmail.com
APIMA del Col.legi Pius XII 